DX・AI実践シリーズ 第3回

システム選定の前に整理したい3つのこと

このシリーズでは、DX・AIの専門業者へ相談する前に企業側で整理しておきたいことを、 「現状」「人材・組織」「専門業者への依頼」の順に3回でまとめています。

まず「どのAIを使うか」から考えない

DXやAIについて調べ始めると、 どうしても製品やサービスに目が向きます。

生成AI、文書検索AI、クラウド、データベース、 PDM、PLMなど、選択肢はいくらでもあります。

しかし、最初に「どの製品を導入するか」を考えてしまうと、 本来解決したかった問題が見えなくなる可能性があります。

私が現在進めている取り組みでも、 最初にシステムを選ぶのではなく、

という順序を重視しています。

前回までの記事でも、この考え方について書いてきました。 専門業者に相談する場合も、この順番は同じだと考えています。

1 そもそも何を改善したいのか

まず必要なのは、 「DXをしたい」「AIを使いたい」ではなく、 何を改善したいのか を整理することです。

例えば、

• 必要な資料を探すのに時間がかかる
• 過去の設計や検討結果を再利用しにくい
• 情報が複数の場所に分散している
• 担当者によって仕事の進め方が違う
• ベテランの知識が他の人へ伝わりにくい
• 同じような調査や確認を何度も行っている

といったことです。

ここで重要なのは、 これらを最初から「原因」と決めつけないことです。

例えば、「検索システムが悪い」と思っていても、 実際にはファイル名や分類方法に問題があるかもしれません。

「若手の能力不足」と思っていても、 仕事の任せ方や育成機会に原因があるかもしれません。

2 現在の業務と情報がどうなっているのか

専門業者へ改善案を求めるのであれば、 現在の状況を説明できる必要があります。

そこで確認するのがAs-Isです。

例えば、

• どのような業務があるのか
• 誰が担当しているのか
• どのシステムを使っているのか
• どこに情報を保存しているのか
• メールやファイル共有をどう使っているのか
• どの業務で時間がかかっているのか
• どこで手戻りが発生しているのか

などです。

ここが曖昧なまま「DXの提案をしてください」と依頼すると、 一般的な提案になりやすくなります。

逆に、現在の業務や情報の流れが見えてくれば、

• 「ここはシステムで改善できる」
• 「ここは運用ルールを変える方が先」
• 「ここはAIを検討できる」

といった具体的な議論がしやすくなります。

3 どこまでを対象にするのか

DX・AIの検討では、最初に対象範囲を決める必要があります。

• 会社全体を一度に変えるのか
• 技術部門から始めるのか
• 特定の業務から始めるのか
• 情報管理だけを先に改善するのか

範囲を決めないまま検討すると、 調査対象も施策も広がり続けます。

私は、最初からすべてを変えようとするよりも、 対象を絞って調べ、効果を確認しながら広げる 方が現実的だと考えています。

特にAIは「何にでも使える」ように見えるため、 対象業務を決めることが重要です。

4 どのような状態になれば「良くなった」と言えるのか

専門業者に依頼するとき、 意外に難しいのがこの部分です。

システムを導入した。AIを使えるようになった。 それだけで成功なのでしょうか。

例えば、

• 情報を探す時間が短くなる
• 過去資料の再利用が増える
• 手戻りが減る
• 特定の担当者への依存が減る
• 新人が必要な情報へ到達しやすくなる
• 案件を進める時間が短くなる

など、業務としての変化を見る必要があります。

企業側がこの観点を持っていなければ、 導入そのものが目的になってしまう可能性があります。

5 専門業者に任せることと、自社で決めることを分ける

ここは、現在の取り組みの中でも 特に重要だと感じている部分です。

専門業者には、企業側だけでは不足している知識や経験があります。

例えば、

• 現状調査の進め方
• システムやクラウドの知識
• データ管理方法
• 他社事例
• AI活用の可能性
• PoCの進め方
• 技術的な選択肢

などです。

こうした専門能力は、 必要に応じて積極的に活用した方がよいと考えています。

一方で、

• 会社として何を優先するのか
• どの業務を変えたいのか
• どの程度の効果を求めるのか
• どこまで投資するのか

といった判断は、企業側が持つ必要があります。

私は、この役割分担が重要だと考えています。

「専門業者に任せればDXを進めてもらえる」という状態ではなく、 専門業者と企業が、それぞれ何を担当するのかを明確にする 必要があります。

6 専門業者と並行して自社で何をするのか

DXを専門業者へ依頼すると、社内では、 「専門業者が調査しているから結果を待とう」 となりがちです。

しかし、その間にも自社でできることがあります。

例えば、

• ファイル名や保存方法を整理する
• 資料の分類方法を見直す
• 業務手順を確認する
• よく使う帳票やテンプレートを整理する
• 部門内で困っていることを集める
• 誰がどの業務を担当しているのか整理する
• 必要な技術や人材を確認する

といったことです。

大きなシステムを導入しなくてもできる改善はあります。

むしろ、こうした整理が進んでいる方が、 専門業者からの提案も具体的になります。

7 最終的に何を成果として求めるのか

「DXについて相談する」だけでは、 最終的に何を成果として受け取るのかが曖昧です。

そこで、専門業者に何を成果として求めるのかも 整理しておく必要があります。

例えば、

• 現状分析
• 課題の整理
• To-Be像
• 短期・中期・長期のロードマップ
• システムやツールの候補
• AIを活用できそうな業務
• PoC候補
• 導入する場合の前提条件
• 次に企業側が判断する項目

などです。

私が特に重要だと思うのは、 単に「○○というシステムがおすすめです」 という結論をもらうことではありません。

専門業者に最初に聞いておきたいこと

企業側から専門業者へ質問することも重要です。

少なくとも、次の点は確認しておいた方がよいと考えています。

こうした質問をすることで、 「専門業者に何をしてもらうか」だけでなく、 「自社は何をしなければならないか」 も見えてきます。

「良い提案をしてください」だけでは難しい

DX・AIの相談では、 「専門家なのだから、最適な方法を提案してほしい」 と思うのは自然です。

専門業者は、 企業側だけでは得にくい外部の知識や経験を持っています。

一方で、

• 会社として何を重視するのか
• どの仕事を変えたいのか
• 現場が何に困っているのか
• どこまで変えるのか
• どの制約を受け入れられるのか

といった自社固有の事情を最も理解し、 最終的に判断するのは企業側です。

専門業者選びより先に考えたいこと

DXについて調べると、 「どの会社へ依頼すればよいか」 という情報もたくさん出てきます。

もちろん専門業者選びは重要です。

しかし、その前に、

• 自社は何に困っているのか
• 何を調べたいのか
• どこまでを依頼したいのか
• 最後に何を判断したいのか

を整理しておかなければ、 専門業者を比較する基準も作れません。

会社によって課題は違います。

という考え方の方が現実的だと思います。

まとめ｜DX・AIは「専門業者へ任せること」から始めない

DXやAIの専門業者は、 企業側にない知識や経験を持っています。

その力を借りることは非常に有効です。

しかし、専門業者へ相談する前に、 企業側でも整理しておくことがあります。

専門業者にすべてを任せるのではなく、

これが、現在DX・AIの取り組みを進めながら 私が重要だと感じていることです。

まだ取り組みの途中ですが、 今後、専門業者との検討が進み、 どのような考え方が有効だったのか、 逆に何を見直す必要があったのかについても、 守秘義務に配慮しながら記録していきたいと思います。

DX・AI実践シリーズ

第1回｜As-Isから始める
製造業のDX・AI導入は、いきなりシステムを選ばない →

第2回｜人材・組織を考える
DXを進める技術者に必要な4つの力 →

第3回｜専門業者への依頼を整理する （この記事）
DX・AIの専門業者に何を依頼する？ →